Il termine Payroll racchiude una serie di attività che riguardano la gestione delle buste paga dei dipendenti, che possono essere svolte internamente all’azienda oppure in outsourcing, spesso avvalendosi di un software dedicato Cos’è il Payroll?  Payroll è un termine che si utilizza comunemente per definire non una, bensì svariate mansioni che attengono non solo all’elaborazione […]

Il termine Payroll racchiude una serie di attività che riguardano la gestione delle buste paga dei dipendenti, che possono essere svolte internamente all’azienda oppure in outsourcing, spesso avvalendosi di un software dedicato

Cos’è il Payroll? 

Payroll è un termine che si utilizza comunemente per definire non una, bensì svariate mansioni che attengono non solo all’elaborazione delle buste paga dei dipendenti di un’azienda, ma anche a tutte le attività che intorno a questa ruotano e che le sono legate. 

Prima di addentrarci nella spiegazione dettagliata di cos’è il payroll, in cosa consiste il lavoro del Payroll Specialist, quali sono le sue mansioni e quali le competenze che è tenuto a possedere e sviluppare, proviamo insieme a dare una definizione quanto più esaustiva possibile del significato del termine payroll. 

Significato e definizione di Payroll

Payroll è un termine inglese che potremmo tradurre, letteralmente, con “libro paga”. 

Questo termine viene quindi usato in italiano per fare riferimento, come dicevamo, a tutte quelle attività che ruotano intorno all’elaborazione, da parte dell’azienda, dei cedolini e delle buste paga dei lavoratori. Una mansione che, se può all’apparenza sembrare semplice, oggi risulta complicata da una serie di fattori burocratici, economici e amministrativi che rendono il payroll un’attività sfaccettata, da affidare ad una figura specializzata.

Con il termine payroll quindi oggi si intende non soltanto l’aspetto amministrativo legato all’elaborazione delle buste paga dei dipendenti, ma una serie di altre operazioni, che si svolgono in via preliminare, in quanto propedeutiche all’elaborazione paghe, oppure in fase successiva, che riguardano aspetti legati alle tipologie contrattuali, alla burocrazia legata alle assunzioni e ai contratti dei lavoratori, agli straordinari e ai permessi e così via. 

Più ampiamente, quindi, il termine payroll fa riferimento a tutte quelle attività che rientrano nell’ambito della gestione del personale nella sua interezza. 

Payroll Services: cosa include?

Quando si parla di payroll services si fa quindi riferimento ad un insieme di servizi, che possono essere offerti da una società esterna – vedremo più avanti in cosa consiste l’esternalizzazione del payroll e perché rappresenta una scelta conveniente per molte aziende – oppure da un team interno, o anche da un solo addetto alla gestione del payroll aziendale. 

Generalmente a svolgere questa attività è un addetto alle risorse umane – oppure più membri dello stesso reparto. Questo perché il reparto HR si occupa da vicino di tutte quelle operazioni connesse all’elaborazione delle buste paga, come la gestione delle presenze e delle assenze, le trasferte, le richieste e l’assegnazione di ferie e così via.

Tuttavia è bene specificare che per elaborare le buste paga occorre avere delle competenze specifiche in materia economica e fiscale, che non sempre gli HR possiedono. Per questo motivo spesso una sola persona non può occuparsi da sola di tutte le mansioni che attengono alla gestione del personale e alla conseguente elaborazione delle buste paga, ma sono richiesti almeno 2 professionisti. 

Oltre alle attività collaterali infatti, la stessa elaborazione di una busta paga è un’attività complessa. 

Per rendersene conto basta analizzarne i dettagli con attenzione: ciascuna busta paga contiene voci dettagliate relative allo stipendio, ad eventuali premi di produzione oppure trattenute, informazioni riguardanti i permessi, le ferie, gli straordinari e le trasferte del mese, ovvero tutti quegli aspetti che vanno ad influire sulla retribuzione mensile finale di ogni lavoratore dipendente. 

Tutte queste variabili devono essere calcolate dipendente per dipendente, e devono poi essere riportate in modo chiaro sulla busta paga. Va da sé dunque che l’attività di payroll richiede attenzione, precisione, competenze specifiche, e che si complessifica anche in base alle caratteristiche e alle dimensioni dell’azienda: un conto infatti è elaborare qualche decina di buste paga per aziende di piccole e medie dimensioni, fino a 50 o 60 dipendenti, ben altro conto è effettuare la stessa attività su numeri molto più ampi, per aziende di grandi dimensioni che contano centinaia di dipendenti. 

Il rischio di errori è dietro l’angolo. 

Per questo motivo molte aziende, benché dotate di un reparto HR interno, preferiscono affidare il payroll ad un’agenzia di consulenza esterna che si occupi espressamente di questa tipologia di servizio.

Servizi previsti dal payroll buste paga

I servizi previsti e che rientrano nell’ambito del payroll riguardano, come abbiamo detto, attività disparate, molte delle quali sono di competenza del reparto o di un professionista delle risorse umane: 

• elaborazione delle buste paga
• gestione presenze e assenze
• ferie, straordinari, trasferte e permessi 
• controllo delle assenze per malattia, ferie etc. 
• malattie e infortuni
• aggiornamento Libro Unico del Lavoro (LUL)
• assunzione dei lavoratori 
• analisi preliminari all’assunzione per valutare la presenza di eventuali agevolazioni fiscali e contributive
• licenziamento, fine del rapporto lavorativo, elaborazione TFR e liquidazione
• denuncia e comunicazione obbligatoria del prospetto informativo disabili 
• controversie di tipo sindacale e/o disciplinare
• elaborazione modelli F24
• elaborazione UNIEMENS e invio telematico
• elaborazione Autoliquidazione Inail ed invio telematico
• elaborazione Certificazioni Uniche (CU) ed invio telematico
• elaborazione modello 770 ed invio telematico
• indagini periodiche Istat 
• richiesta DURC (Documento Unico di Regolarità Contributiva) previa verifica
• controllo e gestione dei costi del lavoro
• gestione di comunicazione con i dipendenti
• adempimenti normativi di varia natura 

Le varie fasi delle attività di payroll

L’attività di elaborazione delle buste paga in senso stretto può essere invece suddivisa in 3 fasi. Vediamo insieme quali sono. 

Fase 1 – assunzione del dipendente

La fase di assunzione del lavoratore con la relativa creazione della scheda anagrafica rientra a tutti gli effetti nelle attività strettamente correlate al payroll. Infatti, è grazie a questa anagrafica che, in seconda battuta, sarà possibile elaborare la busta paga per quel lavoratore nello specifico, tenendo conto della tipologia contrattuale e di tutti i suoi dati. 

La scheda anagrafica solitamente contiene: 

• i dati personali del lavoratore
• il livello contrattuale di inquadramento e la retribuzione lorda mensile
• le altre informazioni fiscalmente e contributivamente rilevanti

Inserita nel software gestionale, la scheda anagrafica consente poi di elaborare le buste paga per quel dipendente. 

A questo lavoro bisogna affiancare anche quello di predisposizione della lettera di assunzione, che costituisce il contratto individuale di lavoro, e dell’altra documentazione necessaria ai fini dell’acquisizione delle informazioni necessarie per l’elaborazione, come il prospetto per la destinazione del TFR.

Sarà necessario inoltre provvedere alla comunicazione di assunzione al Centro per l’Impiego, mediante trasmissione telematica del modello UNILAV.

Fase 2 – Rilevazione presenze

La rilevazione delle presenze è l’attività propedeutica fondamentale per l’elaborazione del payroll, in quanto permette di determinare le variabili del mese come straordinari, assenze per malattia o infortunio, ferie o permessi ecc.

Una corretta rilevazione delle presenze è, pertanto, alla base di tutte le successive attività di payroll. Si tratta di un’attività che deve essere necessariamente svolta dall’azienda. La rilevazione può essere effettuata manualmente o, preferibilmente, tramite l’ausilio di specifici hardware e software.

Le presenze rilevate dovranno poi essere comunicate a chi si occupa del payroll. 

In caso di rilevazione manuale, potranno essere comunicate tramite email o (meglio) tramite compilazione del libro presenze elettronico previsto dai maggiori software paghe e accessibile tramite portale web. 

In caso di rilevazione automatizzata, saranno comunicate tramite invio di apposito file codificato secondo il tracciato del software payroll.

Fase 3 – Elaborazione buste paga

Questa fase è quella relativa in senso stretto al payroll, cioè all’attività di elaborazione dei cedolini paga. Qui più che mai è necessario l’apporto di un professionista esperto che conosca la procedura e che quindi si occupi di: 

• verificare che le presenze comunicate siano complete e quadrate 
• verificare che i compensi applicati siano esatti prima di procedere all’accredito degli stipendi
• elaborare il modello F24, l’Uniemens e le ulteriori  denunce previdenziali e assistenziali
•  elaborare i prospetti contabili richiesti dall’azienda

Come si intuisce, le attività che afferiscono alla sfera di interesse del payroll e che rientrano in questa tipologia di servizi sono talmente tante che anche il minimo errore rischia di generare ingenti costi per l’azienda. 

Oltre a ciò, bisogna tenere conto del fatto che le leggi in materia di lavoro sono soggette a cambiamenti e rivisitazioni continue, dettate dalle esigenze di mercato e anche da quelle pubbliche. 

Per questo motivo, anche avvalersi di un payroll software per l’elaborazione delle buste paga non è sufficiente a scongiurare ogni pericolo: questo perché i software sono strumenti spesso complessi, che devono essere utilizzati da personale esperto per essere efficaci e, soprattutto, efficienti. Personale senza la corretta formazione non riuscirebbe ad utilizzare questi strumenti al meglio delle loro potenzialità, per cui anche l’acquisto di un software si tradurrebbe in un costo ulteriore dell’azienda che non viene compensato da una riduzione dei rischi e della mole di lavoro per chi si occupa del payroll.

La soluzione resta dunque quella di rivolgersi ad un payroll specialist, interno o meglio ancora esterno all’azienda: conosciamo meglio questa figura professionale. 

Chi è il payroll specialist?

Il payroll specialist è un professionista dalle competenze trasversali e allo stesso tempo specialistiche, che vanno dalla gestione del personale all’elaborazione delle buste paga, fino alle attività di raccordo tra le varie componenti e i vari reparti di un’azienda. 

Addetto payroll: significato 

Che significa addetto payroll o payroll specialist?

Un addetto payroll è un professionista che si occupa di tutte le mansioni collegate all’elaborazione delle buste paga, con competenze trasversali che afferiscono a vari ambiti, dalla gestione del personale alle competenze in materia fiscale. 

Un payroll specialist deve quindi sapersi occupare della gestione del libro paga nella sua interezza, effettuando attività di raccolta ed elaborazione dei dati relativi a presenze, ore di lavoro, permessi ferie e retribuzione da assegnare.

Prima di addentrarci nel dettaglio delle competenze di base e specifiche che un addetto payroll deve possedere, vediamo qual è il percorso formativo per diventare un payroll specialist.

Percorso formativo di un addetto payroll 

Il percorso formativo di un addetto payroll è un percorso ad hoc in grado di conferire le giuste competenze e conoscenze per lavorare in questo ambito. 

Non esiste un unico percorso per diventare payroll specialist. La formazione ideale prevede innanzitutto, preferibilmente, almeno un diploma di scuola secondaria superiore, seguito dalla frequenza di un corso di istruzione specialistico sull’amministrazione del personale e sul payroll.Tra gli obiettivi del percorso formativo devono figurare: 

• l’acquisizione di nozioni teoriche relative al diritto del lavoro 
• simulazioni pratiche che permettono di acquisire dimestichezza con le pratiche da effettuare durante l’evoluzione del rapporto di lavoro

Compiti e mansioni del payroll specialist

I compiti e le mansioni del payroll specialist sono variegati e molto specifici. 

Tra le mansioni rientrano: 

• la contrattualistica
• l’amministrazione del personale 
• la gestione delle comunicazioni con il personale 
• la gestione degli archivi 
• il calcolo della retribuzione, delle trattenute fiscali e previdenziali, delle indennità
• relazioni con uffici pubblici come i centri per l’impiego, l’INPS e l’INAIL
• l’elaborazione del cedolino paga in ogni sua parte 
• la gestione del libro paga aziendale
• la gestione di ferie, malattie e permessi 

Competenze del payroll specialist

Per fare tutto questo, un payroll specialist deve possedere alcune competenze di base, oltre a competenze specialistiche. Tra le competenze di base rientrano le cosiddette soft skills, cioè un insieme di predisposizioni individuali che facilitano il lavoro dell’addetto payroll, come:

• capacità di osservazione dei dettagli
• precisione
• predisposizione allo studio e all’aggiornamento costante
• saper lavorare sotto pressione
• ottime capacità di problem solving
• capacità di lavorare in gruppo 
• buone doti di leadership

Competenze specialistiche

Tra le competenze specialistiche di un payroll specialist invece rientrano: 

• competenze nel calcolo matematico e nella rendicontazione
• conoscenza delle leggi in materia fiscale e in materia di lavoro 
• abilità informatiche

Dove e per chi lavora un payroll specialist?

Un payroll specialist normalmente lavora come dipendente di uno Studio di Consulenza del Lavoro, che si occupa di gestire la consulenza, l’amministrazione del personale e il payroll delle aziende clienti. Questa è la realtà ideale che permette al payroll specialist di crescere professionalmente, gestendo il payroll di una pluralità di clienti, e di essere sempre aggiornato, avendo un contatto continuo con i Consulenti del Lavoro.

Un payroll specialist può anche lavorare, come dipendente, all’interno di un’azienda, per la quale si occupa dell’elaborazione delle buste paga e di tutte le attività ad essa correlate. In tal caso però, non vivendo in un ambiente specialistico e dinamico come quello dello Studio di Consulenza, non avrebbe la stessa capacità di aggiornamento e di sviluppo professionale, in quanto conoscerebbe solo la realtà e il CCNL dell’azienda per cui lavora e non avrebbe un contatto costante con i Consulenti del Lavoro per l’aggiornamento normativo. Avrebbe, in sostanza, uno sviluppo professionale diverso da quello del payroll specialist.

Quella di gestire internamente il proprio payroll è una scelta, ormai in controtendenza, che normalmente riguarda aziende di grandissime dimensioni (oltre 2 mila dipendenti).

Differenza tra payroll specialist e hr manager

La differenza tra payroll specialist e HR manager potrebbe non essere così netta e facile da comprendere, soprattutto se il payroll viene gestito internamente all’azienda. 

Spesso infatti capita che, all’interno del reparto HR, non ci sia una suddivisione dei ruoli così specifica, e che quindi i professionisti delle risorse umane si trovino a gestire anche l’elaborazione delle buste paga, in un modo spesso non esente da criticità. 

Questo non vuol dire che un HR non possa studiare e specializzarsi per diventare un payroll specialist: tuttavia occuparsi dell’elaborazione buste paga senza alcuna formazione specifica può non essere la scelta migliore, e trovare un professionista esperto nelle attività payroll e disposto a lavorare in azienda non è sempre facile. Inoltre, come spiegato, il payroll specialist, all’interno di un’azienda, non avrebbe la possibilità di crescere e aggiornarsi, perdendo di fatto le sue peculiarità professionali.Ecco perché molte aziende scelgono di esternalizzare il payroll. 

Vediamo come. 

Outsourcing Payroll: cos’è

L’outsourcing payroll altro non è che l’attività di esternalizzazione del payroll da parte dell’azienda, che decide di affidare tutte le operazioni inerenti l’elaborazione delle buste paga ad un partner esterno. 

Generalmente si tratta di una società di consulenza che si avvale di professionisti esperti e sempre aggiornati sulle ultimissime normative, che si occupano della gestione del payrollper diverse aziende.

Esternalizzazione del payroll: conviene?

L’esternalizzazione del payroll è ormai la prassi per la quasi totalità delle aziende. 

I continui cambiamenti legislativi e la quantità di burocrazia che ruota intorno all’elaborazione delle buste paga rendono questo lavoro molto complesso. 

Pensare di gestire il payroll internamente è quasi impossibile, salvo che per aziende di grandissime dimensioni.

La mole di lavoro è talmente tanta e il lavoro è talmente specifico e settoriale che nasce l’esigenza di rivolgersi a degli esperti: professionisti che si occupano esclusivamente di payroll,, avendo a loro disposizione tutta una serie di strumenti, più o meno tecnici, come ad esempio il software all’avanguardia e correttamente gestiti, per l’elaborazione dei cedolini paga, che insieme all’esperienza facilitano il lavoro e ne contengono i costi. 

Per questo alla domanda “esternalizzare il payroll conviene?”, la risposta è: sicuramente sì, soprattutto se parliamo della piccola media impresa, che non necessariamente ha dimestichezza con questioni di natura fiscale e che non è  disposta ad investire nella formazione di personale specializzato e nell’acquisto di software e altri strumenti di lavoro necessari a svolgere le attività di payroll. 

Come esternalizzare il payroll

Esternalizzare il payroll è possibile rivolgendosi ad una società di consulenza del lavoro che si occupa, tra le altre cose, di payroll e buste paga. 

Scegliere un partner esterno affidabile è molto importante, dato che l’attività di payroll è una delle più delicate, strettamente collegata ai costi aziendali, da cui dipende dunque il buon funzionamento e la floridità dell’azienda. Vedremo più avanti alcuni consigli per scegliere la società di consulenza giusta.

Limiti del payroll aziendale interno

Uno dei principali motivi che spinge le aziende ad esternalizzare il payroll è, come dicevamo, il fatto che gestire questa attività internamente presenta dei limiti, e non di scarsa entità. 

In primo luogo, i professionisti interni all’azienda, per quanto competenti, non raggiungeranno mai l’esperienza che possono vantare professionisti esterni che lavorano esclusivamente come consulenti del lavoro, per diverse aziende. 

In secondo luogo, la creazione e il mantenimento di un reparto HR interno di questo tipo ha dei costi da non sottovalutare, legati non soltanto all’assunzione dei professionisti, ma anche alla loro formazione costante. 

Un supporto da parte di consulenti esperti in materia normativa e fiscale sarà inoltre quasi sempre necessario per il reparto HR interno all’azienda, traducendosi in un ulteriore costo. Insomma, facendo un analisi costi/benefici, la bilancia pende decisamente a favore dei primi nella scelta di gestire internamente il payroll aziendale.

Quando rivolgersi ad un addetto payroll esterno?

Ecco perché nella maggior parte dei casi, rivolgersi ad un addetto payroll esterno è una scelta molto più vantaggiosa e conveniente. 

Questa opzione diventa praticamente necessaria per le aziende di piccole e medie dimensioni: se un’azienda di enormi dimensioni può provare ad occuparsi in maniera indipendente del payroll, e riuscirci anche con un discreto successo, seppur a fronte di costi elevati, una piccole, media azienda non può assolutamente permettersi di gestire internamente il payroll, sia per un discorso legato ai costi che per una questione di sicurezza. 

Come abbiamo detto infatti affidarsi ad una società esterna non solo permette di risparmiare su una serie di voci di costo, ma è anche più sicuro sia per l’esperienza del team esterno sia per la possibilità di avvalersi di software sofisticati, il cui costo non sarebbe sostenibile per un’azienda privata. 

Vantaggi dell’esternalizzazione del payroll

Ed eccoci quindi ad elencare i vantaggi dell’esternalizzazione del payroll. 

Affidare il payroll in outsourcing conviene per una serie di ragioni: vediamole tutte. 

Risparmio economico

La prima buona ragione per spostare il payroll in outsourcing è di carattere economico: esternalizzare il payroll consente di ridurre diverse voci di costo, dall’assunzione e formazione del personale preposto all’elaborazione delle buste paga, ai costi riguardanti l’acquisto e l’aggiornamento di licenze dei software utilizzati. 

Riduzione degli errori

Un altro vantaggio che si ottiene dall’esternalizzazione del payroll è la riduzione degli errori: affidandosi a professionisti esperti si evita che la risorsa interna preposta all’elaborazione paghe venga distratta da altre richieste ed esigenze, inoltre ci si assicura la supervisione costante di ogni attività da parte di specialisti, riducendo al minimo gli errori in fase di elaborazione paghe, che potrebbero anche dar vita a controversie di tipo legale o sindacale, con le relative perdite economiche per l’azienda. 

Riduzione dei rischi

Esternalizzare il payroll significa correre meno rischi, sia relativamente alla conservazione dei dati che, ricordiamolo, sono dati personali e talvolta sensibili, sia relativamente alla possibilità di ricevere supporto costante per garantire la conformità legale del proprio operato.

Risparmio di risorse umane

Infine, l’esternalizzazione del payroll permette anche un risparmio in termini di risorse umane, sia perché sarà necessario avere meno personale HR a disposizione, sia perché si elimineranno i problemi legati, ad esempio, ad un turnover nel reparto HR.

Inoltre, il personale assunto potrà dedicarsi esclusivamente a raggiungere gli obiettivi aziendali, eliminando le attività amministrative e lasciando che siano dei consulenti esperti ed iscritti all’albo ad espletare tutti gli adempimenti necessari.

Payroll software: come funziona l’automazione delle buste paga?

Come avrai ormai capito, il payroll è uno degli aspetti fondamentali, da curare al meglio per una buona gestione della burocrazia aziendale interna e per assicurare competitività e successo ad un’impresa. 

Il payroll è un vero e proprio punto di contatto tra risorse umane, reparto IT e reparto amministrativo e finanziario: far funzionare bene il payroll e tutte le attività ad esso connesse significa garantire il buon funzionamento di tutta l’azienda. Che si scelga di occuparsi di questa incombenza internamente oppure di affidarla a consulenti esterni, avvalersi di un software è, ovviamente, indispensabile. 

Un software per l’automazione delle buste paga consente di rendere, appunto, automatiche, tutte le operazioni di payroll che altrimenti dovrebbero essere svolte manualmente e attraverso documenti cartacei. Con la normativa e le complicazioni di oggi, gestire manualmente il payroll sarebbe impossibile.

I software per il payroll consentono non solo l’automazione ma anche la digitalizzazione di queste attività, generando un risparmio di tempo e di costi non indifferente, nonché una significativa riduzione del rischio di errori legati a disattenzione umana. 

I software per l’elaborazione delle buste paga permettono di automatizzare una serie di attività ricorrenti, offrendo nella maggior parte dei casi integrazioni utili con i software di rilevazione e gestione delle presenze, per offrire al reparto HR o a chi si occupa di buste paga il completo controllo su questa incombenza. 

I software infatti, se correttamente impostati, sono in grado di calcolare tutti i dettagli di ogni singolo cedolino, come ad esempio i contributi, eventuali straordinari e trattenute e tengono conto di tutte le informazioni necessarie a compilare in maniera perfetta le buste paga, in modo semplice e senza gravare sulle risorse umane, che possono così concentrarsi su attività strategiche legate alla gestione del personale.

Caratteristiche di un buon software payroll 

Un buon software per il payroll deve essere dotato di alcune caratteristiche imprescindibili a garantirne il corretto funzionamento e l’utilità per l’azienda. 

Tra queste si annoverano: 

• organizzazione di un database e di routine di calcolo adeguate per gestire correttamente tutti gli adempimenti previsti dalla normativa
• tempestività di aggiornamento del software per recepire le novità normative
• integrazione con moduli che consentano, attraverso un’interfaccia friendly, ai singoli lavoratori di consultare i loro cedolini paga e altri elaborati in autonomia, preferibilmente anche da app mobile per smartphone
• integrazione con altri software, come ad esempio un software per la rilevazione e gestione delle presenze/assenze, in modo da rendere l’elaborazione dei dati più rapida e fluida e la realizzazione delle buste paga più semplice e immediata
• scalabilità, per consentire all’azienda di adeguare i costi alle necessità, aumentando le funzionalità del software laddove necessario, ad esempio in caso di un’espansione aziendale con conseguente aumento del numero dei dipendenti

Come scegliere il giusto partner per il payroll 

Scegliere il giusto software per il payroll non è semplice.

Ma anche scegliere il giusto partner per il payroll, ovvero la società di consulenza che fa al caso proprio, per esternalizzare il payroll affidando a terzi le attività di elaborazione delle buste paga, non è semplice. 

Servizi offerti dalle società di payroll 

I servizi offerti dalle società che si occupano di payroll per aziende possono essere molto vari e diversi da società a società. Per questo è importante valutare bene quali sono i servizi garantiti, la possibilità di aggiungere eventuali altri servizi a pagamento nonché la presenza di un proprio referente interno alla società di consulenza che si interfacci con il reparto aziendale delle risorse umane per facilitare il processo di esternalizzazione del payroll. 

I servizi essenziali, che non devono mai mancare, sono:

• Elaborazione delle paghe e dei contributi
• Gestione dei vari adempimenti legali e burocratici connessi alle buste paga
• Trasmissione in forma telematica dei documenti elaborati 
• Compilazione ed invio telematico del modello Uniemens 
• Gestione delle comunicazioni e realizzazione delle pratiche con enti previdenziali come INPS, INAIL, enti di previdenza complementare, Ministero del Lavoro e Centri per l’Impiego

Valutare la presenza di servizi aggiuntivi

Tra gli eventuali servizi aggiuntivi offerti dalle società di consulenza e outosurcing payroll ci sono servizi legati al mondo della consulenza: 

• gestione e amministrazione del personale, ovvero di tutti quegli aspetti legati all’assunzione dei lavoratori e alla cessazione dei rapporti di lavoro, all’invio di documentazione INPS,  INAIL, ISTAT e DURC
• servizi HR, ovvero di gestione del personale a tutto tondo 
• consulenza e supporto in ambito di welfare aziendale, per la definizione di un sistema di welfare aziendale per supportare il benessere dei dipendenti ed ottenere i relativi benefici fiscali e contributivi
• consulenza del lavoro, per offrire supporto alle aziende un tutte le fasi del rapporto di lavoro, incluse le trattative sindacali, la cassa integrazione, le vertenze individuali e la conciliazione 

L’importanza di professionalità ed esperienza

Più di ogni altra cosa è importante, quando si sceglie di affidarsi ad una società esterna di consulenza del lavoro per esternalizzare il payroll, valutare la professionalità e l’esperienza della società in questione e dei professionisti che lavorano al suo interno. 

Abbiamo visto quanto il lavoro di payroll specialist richieda competenze specifiche e una buona dose di esperienza. 

Lo Studio Terrazzini & Partners garantisce ai suoi clienti una gestione efficace di ogni aspetto che riguarda i rapporti di lavoro tra azienda e dipendenti, avvalendosi esclusivamente di consulenti preparati e con consolidata esperienza, laureati ed iscritti all’ordine professionale dei consulenti del lavoro, capaci di offrire supporto ai clienti in ogni momento e in ogni fase dell’outsourcing payroll. 

La nostra organizzazione interna è pensata per soddisfare le esigenze delle aziende legate ad ogni ambito del mondo del lavoro. Ciascuno ha il proprio settore di competenza, per questo la società è suddivisa in 4 reparti, o aree funzionali, che collaborano tra loro agendo in sinergia per garantire al cliente finale un servizio completo, affidabile e tempestivo.

Il payroll è a tutti gli effetti una di queste aree funzionali: questo la dice lunga sull’importanza che dedichiamo all’elaborazione delle buste paga e a tutte le attività connesse al payroll.

Payroll: domande frequenti

Quali sono le informazioni che devono essere incluse in una busta paga?

La busta paga è un documento che sintetizza le informazioni relative al salario di un dipendente. Oltre al nome, alla posizione lavorativa dell’impiegato e al periodo di paga cui si riferisce, ovvero il periodo di tempo per il quale il dipendente ha svolto il proprio lavoro e per cui viene remunerato, incluse le ore di lavoro supplementari e straordinarie, la busta paga deve contenere informazioni dettagliate sulle retribuzioni, le tasse e le eventuali detrazioni. 

Oltre al salario lordo e netto, la busta paga deve quindi indicare le detrazioni fiscali e contributive applicate. Tra queste detrazioni rientrano le tasse sul reddito, i contributi previdenziali e assistenziali e le eventuali multe.

Infine, la busta paga deve contenere informazioni sulle indennità e i premi di cui il dipendente ha beneficiato nel periodo di riferimento. Queste informazioni sono importanti non solo per il dipendente, affinché possa comprendere nel dettaglio il proprio stipendio, ma anche per l’azienda, che deve tenere conto di queste retribuzioni per stabilire la propria situazione finanziaria.

Come si calcola la retribuzione lorda di un dipendente?

Innanzitutto, è necessario distinguere tra:

• dipendenti a paga mensilizzata (la maggior parte)
• dipendenti a paga oraria (solo operai e non tutti)

Per i dipendenti a paga mensilizzata per il calcolo della retribuzione lorda si parte dalla retribuzione di fatto del dipendente, cioè la retribuzione lorda contrattualmente pattuita così come modificata dalle variazioni intervenute in corso di rapporto. A questa andranno poi sommate la retribuzione per le ore di lavoro straordinarie, eventuali premi, festività non godute e ulteriori eventuali indennità.

Nel caso di operai a paga oraria, per la determinazione del salario lordo si parte dal salario orario lordo contrattualmente pattuito così come modificato dalle variazioni intervenute in corso di rapporto. Il salario orario lordo deve essere moltiplicato per le ore di lavoro effettivamente lavorate nel mese. All’importo così ottenuto andranno poi sommati il salario dovuto per le ferie e permessi goduti, le festività godute e non, le ore di lavoro straordinario, eventuali premi e ulteriori eventuali indennità.

La retribuzione lorda si distingue dalla retribuzione netta, ovvero la paga effettiva che il dipendente riceve, che altro non è che la differenza tra la retribuzione lorda e i contributi previdenziali e assistenziali a carico del dipendente, le imposte e le altre detrazioni previste dalla legge che vengono dedotte dall’importo totale lordo. 

Quali sono le imposte e i contributi che un datore di lavoro deve pagare in relazione al salario dei propri dipendenti?

Il datore di lavoro ha l’obbligo di versare diversi tipi di imposte e contributi per conto dei propri dipendenti. Queste detrazioni fiscali e contributive sono obbligatorie per legge e servono a finanziare la previdenza sociale, l’assistenza sanitaria e altre forme di protezione sociale. Le principali sono:

• contributi previdenziali e assistenziali, da versare all’INPS per finanziare la pensione del dipendente e l’assistenza sanitaria e sociale
• IRPEF, imposta sul reddito delle persone fisiche, calcolata in base alla scala di aliquote previste dalla legge, da versare all’Agenzia delle Entrate, più eventuali addizionali regionali e comunali
• premi per l’assicurazione contro gli infortuni sul lavoro, da versare all’INAIL
• contributi per la gestione separata, da versare all’INPS per finanziare la tutela previdenziale dei lavoratori parasubordinati (collaboratori coordinati e continuativi) .

Quali sono i vantaggi di un software payroll?

Un software payroll consente di automatizzare i processi legati all’elaborazione delle paghe, offrendo alle aziende numerosi vantaggi sia in termini di risparmio, economico, di tempo e di risorse umane, sia in termini di affidabilità del risultato, con una significativa riduzione del rischio di errore umano. 

Quali sono i vantaggi dell’outsourcing?

Esternalizzare il payroll consente allo stesso tempo di ottenere numerosi vantaggi, come risparmiare sui costi di formazione e assunzione di personale esperto in buste paga e sull’acquisto dei software, oltre ad avere sempre a disposizione un referente esperto e un team di lavoro pronto a soddisfare ogni esigenza legata al payroll aziendale. 

In questo modo anche il reparto HR ne beneficia, perché recupera tempo prezioso da dedicare ad altri e più importanti obiettivi, come il talent scouting o le attività di team building per aumentare la soddisfazione del personale e migliorare le performance aziendali. 

Cosa significa esternalizzare un servizio?

Esternalizzare un servizio significa appaltarlo ad un’agenzia esterna: in particolare, quando si parla di esternalizzazione del payroll o outsourcing payroll, si intende la scelta di un’azienda di affidare a terzi, generalmente una società di Consulenza del Lavoro, le attività legate all’elaborazione delle buste paga. 

Quanto costa esternalizzare il payroll?

I costi legati all’esternalizzazione del payroll riguardano sostanzialmente l’accordo economico con la società partner che andrà ad occuparsi dell’elaborazione delle buste paga. Generalmente, benché questa scelta comporti una spesa, a conti fatti esternalizzare il payroll si traduce in un notevole risparmio economico perché evita all’azienda di sostenere le spese legate all’assunzione e alla formazione di payroll specialist interni, nonché all’acquisto di software e altri strumenti, anche di natura consulenziale, necessari a portare a termine le attività di payroll aziendale. 

Stai pensando di esternalizzare il payroll della tua azienda e cerchi una società di consulenza del lavoro che sappia offrirti supporto a 360 gradi per la gestione dei rapporti di lavoro con i tuoi dipendenti, in materia fiscale e previdenziale, di gestione dei costi del lavoro e amministrazione del personale?

Terrazzini & Partners può occuparsi di tutto questo e molto altro: siamo la società di consulenza che fa per te.

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